8 Dicas para manter o escritório organizado

Tanto na empresa quanto no home-office, as condições de saúde e conforto que o escritório proporciona afetam diretamente o rendimento. produtividade. Mas de pouco valem essas condições se o escritório estiver um caos, abarrotado de coisas muitas vezes inúteis, pois elas reduzem a eficiência do trabalho e aumentam o estresse do funcionário. O ambiente desorganizado compromete a produtividade das pessoas.

Por isso, separamos 8 dicas práticas de como manter seu escritório mais organizado. Confira:

1. Distribua bem os móveis

Mantenha um bom espaço aberto para movimentação e evite acúmulo de móveis. As mesas devem ser fáceis de limpar e com poucos objetos em cima. Por fim, deixe uma lixeira próxima ao posto de trabalho. É importante que esses móveis proporcionam conforto e bem estar, de preferência que sejam ergonômicos.

2. Descarte

Estudos relatam que 80 por cento dos papéis em seu armário nunca serão tocados novamente. Pelo menos 60 por cento dos papéis na sua mesa têm pouco ou nenhum valor, e podem ser descartados.

Avalie na utilidade de cada objeto que você mantém em seu ambiente de trabalho, faça um descarte geral, armários, gavetas e papéis documentos, aproveite para vasculhar seus arquivos digitais também. Nesta etapa você libera espaço e evita arquivar coisas e documentos desnecessários.

3. Limpeza

Limpe sua mesa de trabalho pelo menos uma vez por semana com álcool. Ao deixar seu posto de trabalho para almoçar ou no término do expediente, recolha os papéis e objetos e os coloque em seu devido lugar. Esse hábito é como “arrumar a cama”; uma mesa organizada fica mais fácil de limpar. Defina uma periodicidade para limpeza de cada ambiente e dedique-se mais a eliminar as fontes de sujeira do que a limpar.

4. Separe as gavetas

Separe uma gaveta para objetos pessoais e outra para itens de trabalho e papelaria. Utilize divisórias na gaveta, se você guarda tokens, clips e cartões soltos na gavetas as chances de ter uma gaveta organizada são mínimas, as divisórias de gaveta criam um lugar para cada coisa e por isso é mais fácil de manter cada coisa em seu lugar.

5. Organize os papéis

Utilize um organizador em cima da mesa e mantenha nele somente documentos de trabalhos em andamento, de consulta frequente ou que demandam alguma ação. Se esse papel não merece uma pasta ou não demanda alguma ação, encaminhe para o arquivo ou jogue fora!

6. Arrume a bagunça dos cabos

Computadores em escritório costumam ser sinônimo de milhares de fios, dando uma aparência medonha à mesa. Use canaletas para os cabos. Se não for possível escondê-los, use elásticos para mantê-los juntos.

7. Identifique e Padronize

Um ambiente de trabalho organizado deve ter documentos e informações de fácil identificação, portanto coloque etiquetas de identificação nas caixas, pastas e prateleiras e essas etiquetas devem ser padronizadas, desta forma fica tudo visualmente agradável permitindo uma fácil localização.

8. Digitalize

Menos papel por favor! Mesmo na era digital o papel ainda é quase um vício em alguns ambientes de trabalho, pense antes de imprimir, mas para os impressos pense em digitalizar, diversos aplicativos gratuitos lhe permitem administrar vários papéis importantes na nuvem, prevenindo contra perdas de maneira prática e compartilhável a qualquer hora.

Sobre a autora:

Gi Moreno é Personal Organizer e Consultora em organização, ela ajuda você ou sua empresa a assumir o controle dos ambientes, do tempo e dos documentos, solucionando problemas gerados pela desorganização nas rotinas e promovendo qualidade de vida, de forma personalizada e otimizada.

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